Weet wie de huidige revisie heeft gelezen. En wie niet.
Een must-read is een document dat mensen moeten lezen en bevestigen: een procedure, een werkinstructie, een beleidsstuk. In Oanax wijs je het toe op rol, zie je de bevestigingen binnenkomen en houdt elke stap vast wie wat deed. De vraag van de auditor is daarna een scherm, geen project.
De spreadsheet met paraafjes, het getekende formulier in de map en de mail 'graag even bevestigen' — de drie plekken waar leesbevestigingen nu wonen en verlopen. Het document zelf blijft gewoon waar het staat; Oanax regelt de toewijzing, de bevestiging en het bewijs.
Zo werkt het
Publiceer en wijs toe op rol
Voeg het document toe als must-read en kies de rollen die het moeten kennen. Iedereen met die rol krijgt het automatisch — ook wie volgende maand pas in dienst komt.
Lezen en bevestigen
Leden lezen het document in hun eigen takenlijst en bevestigen dat ze het gelezen hebben. Jij ziet live wie bevestigd heeft en wie je nog moet herinneren — met één klik, niet met een mailrondje.
Een nieuwe revisie vervangt de oude
Wijzigt de procedure? De nieuwe versie vervangt de oude en jij bepaalt of iedereen opnieuw moet bevestigen. Zo verwijst je bewijs altijd naar de revisie die nu geldt.
Aftekenen waar dat moet
Voor zwaardere stappen stel je in dat de uitvoerder eerst bevestigt, of dat een leidinggevende of mentor goedkeurt voordat de stap telt — vastgelegd met naam en moment.
Het auditspoor, per stap
Elke stap houdt zijn eigen logboek bij. Vier soorten gebeurtenissen, elk met wie en wanneer:
- Upload — Een foto of document dat het werk aantoont, vastgeplakt aan de stap zelf.
- Opmerking — Een vraag of toelichting bij de stap, van uitvoerder of begeleider.
- Aftekening — Wat er is gedaan, vastgelegd als formele aftekening van de stap.
- Statuswijziging — Elke verandering van status, automatisch vastgelegd door het systeem.
Verwijderen is markeren, niet wissen: ook een verwijderde opmerking laat zien wie dat deed en wanneer.
Eerlijk is eerlijk
Oanax genereert geen auditrapport als los bestand. Dat is een keuze: het bewijs staat live in het systeem, en dat scherm laat je de auditor zien. Certificaten zijn wél los te downloaden en publiek te verifiëren.
Een installatiebedrijf dat sneller groeit dan zijn certificaten
Een technisch installatiebedrijf van zo'n 120 monteurs. Tien jaar lang cv-ketels, nu warmtepompen, laadinfrastructuur en werk aan het net. Het werk is er. De mensen zijn er. Maar bijna elke opdracht vraagt om een monteur met een geldig papier: F-gassen voor het koudemiddel, NEN 3140 voor het schakelen, VCA** voor de opdrachtgever, BEI of VIAG voor werk aan het net.
De planner weet pas dat een certificaat verlopen is als de monteur al onderweg is.
De werkinstructie is aangepast, maar niemand kan aantonen wie de nieuwe versie heeft gelezen.
Voor de VCA-audit is iemand twee weken bezig met het verzamelen van bewijs dat er allang is.
Elk certificaat heeft een vervaldatum in het systeem. In maart zie je wie in juni niet meer inzetbaar is.
Een herziene werkinstructie wijs je toe op rol. Iedereen met die rol krijgt hem — en je ziet wie hem nog niet bevestigd heeft.
Het bewijs staat bij de stap waar het werk gedaan is: wie, wanneer, wat er geüpload is, wie heeft afgetekend.
Herken je dit? Zet je eigen aantallen ernaast: hoeveel monteurs, hoeveel certificaten, hoeveel uur ging er in de laatste audit. Daar begint het gesprek.
Plan een demoEen herkenbare situatie, geen bestaande klant. Referenties op aanvraag.